Постановление Правления Национального Банка от 14.06.2001 N 224 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ УЧАСТНИКАМИ СТРАХОВОГО РЫНКА И СТРАХОВЫМИ АГЕНТАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ"
В целях реализации Закона Республики Казахстан "О страховой деятельности" Правление Национального Банка Республики Казахстан постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.
Председатель
Национального Банка
Приложение 1. Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность
Глава 1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "О страховой деятельности", "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентах - физических лицах.
2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).
Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.
3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.
5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.
6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).
7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.
8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям "Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан", утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.
9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двусторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.
Глава 2. Документирование и управление документацией
10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.
Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.
11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.
12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством.
13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:
1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;
2) однократность регистрации электронного документа;
3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;
4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).
15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.
16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.
Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.
17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.
18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.
19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.
21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.
22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах) определяются с учетом требований настоящей Инструкции.
Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации
23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.
24. При разработке номенклатуры дел используют:
1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;
2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;
3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.
26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);
2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
4) краткое содержание документов дела;
5) даты (период), к которым относятся документы дела;
6) указание на наличие копий документов дела.
27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за (на) который составлены планы (отчеты).
30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:
1) высший орган организации - общее собрание акционеров;
2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;
3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).
Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.
31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:
1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;
2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;
3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);
4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);
5) инструкции (производственные, типовые, должностные);
6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);
7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);
8) документы по основной деятельности;
9) переписка;
10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);
11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).
32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".
33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.
34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:
1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;
2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;
3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);
4) основной описательной части номенклатуры дел;
5) итоговой записи к номенклатуре дел.
35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.
37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;
4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);
5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;
6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.
38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.
42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.
44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации (филиала и представительства);
2) наименование населенного пункта;
3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;
4) срок хранения дела;
5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).
47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно - сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.
48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.
Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.
49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа - заверителя дела;
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
5) оформление реквизитов обложки дела.
50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа организации (филиалов и представительств).
К обязательному рассмотрению экспертной комиссии организации, относятся следующие вопросы:
1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;
2) об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;
3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
4) о состоянии делопроизводства и архивного хранения в организации (филиалах и представительствах);
5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) "Перечнем документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)", прилагаемым к настоящей Инструкции (далее - Перечень);
6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение.
51. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:
1) описи дел постоянного хранения, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (руководителем филиала и представительства) и соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
2) описи дел по личному составу, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и согласовываемого с соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала или представительства) и рассматриваемого соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и представляемого в соответствующий орган управления и ведения архивным делом.
52. В конце заверенных делопроизводством дел постоянного хранения и по личному составу должны подшиваться на отдельном листе заверительные надписи с указанием в цифровом и буквенном выражениях количества пронумерованных листов, подписи и расшифровки подписи.
53. Дополнительные реквизиты (номера фонда, описи, дела) проставляются после завершения экспертизы ценности.
54. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа организации в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) производится через два года на третий.
Глава 4. Временное хранение документов в ведомственном (частном) архиве организации
55. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства), устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
56. Ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу и дел временного срока хранения.
57. Электронные документы на внешних и внутренних магнитных носителях (в т. ч. дискетах, магнитных лентах) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.
58. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) проводится следующий необходимый комплекс работ:
1) ведение учета документов;
2) создание оптимальных условий хранения документов;
3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства);
4) проверка наличия и состояния дел;
5) обеспечение физико-химической сохранности документов.
59. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов, описи дел, и документы, образовавшиеся в деятельности других организаций. Основными учетными документами ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) являются:
1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;
2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;
3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.
60. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа страховой организации обеспечивает:
1) предоставление под ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства), в соответствии с объемом и составом хранящихся дел, отдельного здания (или части здания), либо помещения специально оборудованного (приспособленного) для хранения документов (далее - хранилище);
2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилища;
3) установление в помещении и хранилище охранной сигнализации;
4) создание оптимального температурно - влажностного и светового режима хранения документов;
5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;
6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.
61. Порядок выдачи дел из хранилища, включая выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или во временное пользование ее структурных подразделений, другим организациям либо на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов определяется внутренним документом организации, утверждаемым руководителем исполнительного органа организации, с учетом требований настоящей Инструкции. Дела выдаются из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа страховой организации (филиалов и представительств) и 3 месяца - для других юридических лиц. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.
62. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно - профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом страховой организации (филиалами и представительствами) проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.
Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:
1) после перемещения дел в другое помещение (хранилище);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или в связи с имевшимся фактом доступа в хранилище постороннего лица (лиц);
3) при смене руководителя ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или лица, ответственного за обеспечение хранения документов;
4) при реорганизации (ликвидации) организации, создании или упразднении ее филиалов и представительств.
Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
Глава 5. Указания по применению Перечня
63. Перечень (согласно Приложениям 1, 2, 3, и 4) составлен в соответствии с требованиями нормативных правовых актов уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
64. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всего комплекса документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности организации, ее филиалов и представительств, а также актуария и страхового агента.
Перечень служит основным пособием при составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценностей документов и дел.
65. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Организация, актуарий и страховой агент самостоятельно составляют номенклатуру дел. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел и на обложках дел проставляется срок их хранения.
66. Примечание
67. Примечание
68. При необходимости экспертная комиссия организации вправе вносить в установленном порядке предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
Изменение сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится согласно решению соответствующего органа управления и ведения архивным делом.
69. Перечень построен по предметно - вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности организации.
70. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
71. Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно - распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.
Глава 6. Хранение документов при прекращении деятельности организации
72. При добровольной ликвидации (реорганизации) организации решение о месте дальнейшего хранения ее документов принимает ликвидационная комиссия (иной уполномоченный орган) по согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
73. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации, деятельность которой прекращается в добровольном или принудительном порядке, обязана обеспечить все требования, предъявляемые к юридическим лицам по вопросам правильного учета и сохранности документов, в том числе, связанных с деятельностью ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации после принятия в установленном законодательством порядке дел и документов ликвидируемой организации должны назначить лицо, ответственное за обеспечение хранения документов организации.
74. При изменении состава ликвидационной комиссии организации прием - передача дел и документов, подлежащих хранению, новому составу ликвидационной комиссии (ее отдельным членам) производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
75. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемой организации.
76. При ликвидации организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять меры по сохранности документов, имеющих значение для истории и культуры Республики Казахстан, социально - правовой защиты граждан и совместно с соответствующими органами управления и ведения архивным делом определить порядок их дальнейшего хранения.
77. Документы принудительно ликвидируемой организации, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом на основании судебного постановления.
Перед передачей документов ликвидируемой организации на архивное хранение проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется соответствующим актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемой организации не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия организации обязана обеспечить их упорядочение.
78. Расходы по организации хранения документов ликвидируемой организации, в том числе по решению суда, производятся за счет средств организации.
В случае отсутствия у принудительно ликвидируемой организации средств для передачи дел и документов на архивное хранение место их постоянного хранения определяется судом.
79. Сведения о сдаче дел и документов организации на временное и / или постоянное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом указываются в отчете ее ликвидационной комиссии.
Глава 7. Заключительные положения
80. Ответственность за нарушение установленного законодательством порядка оформления учета и хранения документов определяется законодательными актами.
81. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат разрешению в соответствии с нормами законодательства Республики Казахстан.
Приложение 1. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)
Приложение 1
к Инструкции по
документированию,
управлению документацией
и хранению документов
профессиональными участниками
страхового рынка
и страховыми агентами,
осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, образующихся в деятельности
страховых и перестраховочных организаций
(с указанием сроков хранения)
N | Вид документов | Срок хранения | Примечание | ||||||||||
В исполни- | В филиалах | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||
1. Вопросы системы управления | |||||||||||||
1.1. Распорядительная деятельность | |||||||||||||
1. | Законы РК и иные законодательные |
|
|
| |||||||||
2. | Поручения Администрации | Постоянно | - |
| |||||||||
3. | Приказы, указания центральных |
|
|
| |||||||||
4. | Нормативные правовые акты и |
|
|
| |||||||||
5. | Нормативные правовые акты |
|
|
| |||||||||
6. | Проекты нормативных правовых |
|
|
| |||||||||
7. | Распорядительные документы | Постоянно | ДМН |
| |||||||||
8. | Протоколы собраний (заседаний) | Постоянно | ДМН |
| |||||||||
9. | Приказы и распоряжения |
|
|
| |||||||||
10. | Протокол и стенограммы | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
11. | Правила, положения, инструкции, | Постоянно | До замены |
| |||||||||
12. | Проекты внутренних документов; | 3 года <1> | 3 года <1> | <1> После | |||||||||
13. | Переписка о разработке, | 3 года | 3 года |
| |||||||||
1.2. Контроль | |||||||||||||
14. | Документы (доклады, докладные |
|
|
| |||||||||
15. | Журналы учета проведенных | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
16. | Документы (докладные записки, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
17. | Обращения граждан: |
|
|
| |||||||||
18. | Журналы регистрации обращений | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
19. | Переписка о проверке обращений | 5 лет | - |
| |||||||||
1.3. Организационные основы управления | |||||||||||||
20. | Учредительные и регистрационные | Постоянно | ДМН |
| |||||||||
21. | Лицензии на право осуществления | До отзыва | - |
| |||||||||
22. | Положения о структурных | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
23. | Проекты положений, уставов; | 3 года <1> | - | <1> После | |||||||||
24. | Штатные расписания исполнитель- | Постоянно | ДМН |
| |||||||||
25. | Приемо - сдаточные акты, |
|
|
| |||||||||
26. | Документы (программы, тексты | Постоянно | - | <1> Аудиови- | |||||||||
27. | Должностные инструкции | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
28. | Перечень сведений, составляющих | Постоянно | - |
| |||||||||
1.4. Правовое обеспечение управления | |||||||||||||
29. | Переписка по правовым вопросам | 5 лет ЭПК |
|
| |||||||||
30. | Правовые заключения по | 5 лет <1> | - | <1> После | |||||||||
31. | Судебные дела (исковые заявления, | 5 лет <1> | - | <1> После | |||||||||
1.5. Документационное обеспечение управления и | |||||||||||||
32. | Номенклатуры дел: | Постоянно | Постоянно | <1> Несогла- | |||||||||
33. | Карточки (журналы) регистрации: |
|
| <1> Хранятся | |||||||||
34. | Журналы (книги), ведомости учета | 3 года | 3 года |
| |||||||||
35. | Перечень документов, образующихся | Постоянно | До замены |
| |||||||||
36. | Описи дел |
|
| <1> После | |||||||||
37. | Акты о выделении документов | Постоянно | Постоянно | <1> В госу- | |||||||||
38. | Акты приема - передачи документов | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
39. | Протоколы заседаний экспертно - | Постоянно | 10 лет |
| |||||||||
40. | Переписка по методическим и | 3 года | 3 года |
| |||||||||
41. | Требования, заявки (заказы) на | 1 год <1> | 1 год <1> | <1> После | |||||||||
42. | Заявления, запросы юридических | 3 года | 3 года |
| |||||||||
43. | Акты выдачи документов во | 3 года <1> | 3 года <1> | <1> После | |||||||||
44. | Журналы учета поступлений и | Постоянно | Постоянно | <1> На | |||||||||
45. | Положение о ведомственном | Постоянно | 5 лет <1> | После замены | |||||||||
46. | Паспорт ведомственного (частного) | Постоянно | Постоянно | <1> На | |||||||||
47. | Наблюдательные дела организации, | Постоянно | Постоянно | <1> На | |||||||||
2. Прогнозирование, планирование | |||||||||||||
48. | Годовые планы работ: |
|
|
| |||||||||
49. | Оперативные планы работ высшего |
|
|
| |||||||||
50. | Бизнес - планы и их экономические | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
51. | Переписка по вопросам | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
3. Финансирование | |||||||||||||
52. | Сметы по бюджету, специальным |
|
| <1> Постоян- | |||||||||
53. | Переписка по вопросам | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
54. | Анализ исполнения сметы затрат | Постоянно | 10 лет |
| |||||||||
4. Учет и отчетность | |||||||||||||
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность | |||||||||||||
55. | Статистические отчеты и таблицы |
|
| <1> При | |||||||||
56. | Отчеты исполнительного органа |
|
| <1> При | |||||||||
57. | Отчеты структурных подразделений |
|
|
| |||||||||
58. | Заключения по отчетам: |
|
| <1> При | |||||||||
59. | Переписка о предоставлении | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность | |||||||||||||
60. | Бухгалтерские отчеты и балансы |
|
| <1> При | |||||||||
61. | Передаточные, разделительные, | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
62. | Аналитические таблицы по | Постоянно | 5 лет |
| |||||||||
63. | Переписка об утверждении и | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
64. | Переписка о сроках представления | 1 год | 1 год |
| |||||||||
65. | Первичные документы и приложения | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> В случае | |||||||||
|
| ||||||||||||
66. | Лицевые счета руководителей и |
|
|
| |||||||||
67. | Лицевые счета страховых агентов, | 75 лет - | 75 лет - |
| |||||||||
68. | Расчетные (расчетно - платежные) | 5 лет <1> |
| <1> При | |||||||||
69. | Инвентарные карточки и книги | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
70. | Доверенности на получение | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
71. | Учетные регистры (главная книга, | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> В случае | |||||||||
| |||||||||||||
72. | Журналы, книги регистрации | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
73. | Сведения об учете фондов, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
73-2. | Списки работников и платежные | 75 лет | 75 лет |
| |||||||||
74. | Документы (протоколы заседаний | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> В случае | |||||||||
| |||||||||||||
75. | Документы (копии отчетов, | ДМН <1> | ДМН <1> | <1> Не менее | |||||||||
76. | Исполнительные листы | ДМН <1> | ДМН <1> | <1> Не менее | |||||||||
77. | Справки, представляемые в | ДМН <1> | ДМН <1> | <1> Не менее | |||||||||
78. | Документы (справки, акты, | ДМН <1> | ДМН <1> | <1> Не менее | |||||||||
79. | Документы (протоколы, акты, | Постоянно | До |
| |||||||||
80. | Акты, ведомости переоценки и | Постоянно | До |
| |||||||||
81. | Паспорта зданий <1>, | 5 лет <2> | 5 лет <2> | <1> Паспорта | |||||||||
82. | Документы (планы, отчеты, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
83. | Акты документальных ревизий | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> В случае | |||||||||
| |||||||||||||
84. | Акты проверки кассы, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
85. | Договоры, соглашения | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
| |||||||||||||
86. | Реестры договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
87. | Договоры о материальной | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
88. | Переписка по административно - | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
89. | Образцы подписей (материально - | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
5. Вопросы использования трудовых ресурсов | |||||||||||||
90. | Годовые отчеты: по труду, | Постоянно | 10 лет |
| |||||||||
91. | Документы (справки, сводки, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
92. | Утвержденные годовые фонды | Постоянно | 10 лет |
| |||||||||
93. | Переписка об упорядочении и | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
94. | Документы (справки, списки, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
95. | Переписка о применении различных | 3 года | 3 года |
| |||||||||
6. Работа с кадрами | |||||||||||||
96. | Справки о составе работников | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
97. | Документы к приказам по личному | 3 года | 3 года |
| |||||||||
98. | Личные дела (заявления, анкеты, | 75 | 75 | - | |||||||||
| |||||||||||||
| |||||||||||||
99. |
|
|
|
| |||||||||
100. | Переписка о приеме, распределе- | 3 года | 3 года |
| |||||||||
101. | Перечни должностей руководящих |
|
|
| |||||||||
102. |
|
|
|
| |||||||||
103. | Личные дела (карточки учета, |
|
|
| |||||||||
104. | Выездные дела (анкеты, характе- |
|
|
| |||||||||
105. | Личные карточки работников | 75 лет - | - |
| |||||||||
106. | Документы (листки по учету | 3 года | 3 года |
| |||||||||
107. | Документы (листки по учету | 1 год | 1 год |
| |||||||||
108. | Документы (представления, | 15 лет <1> | 15 лет <1> | <1> При | |||||||||
109. | Переписка об установлении | 3 года | 3 года |
| |||||||||
110. | Список (штатно - списочный | 75 лет | 75 лет |
| |||||||||
111. | Списки лиц, получающих | 10 лет <1> | 10 лет <1> | <1> При | |||||||||
112. | Подлинные личные документы | До вост- | До вост- | <1> Невостре- | |||||||||
113. | Журнал учета трудовых книжек, | 75 лет | 75 лет |
| |||||||||
114. | Картотеки, карточки учета военно- | 3 года <1> | 3 года <1> | <1> После | |||||||||
115. | Журналы (книги), списки, |
|
|
| |||||||||
116. | Журналы (книги) учета выдачи | 3 года | 3 года |
| |||||||||
117. | Журналы (книги) учета отпусков | 3 года | 3 года |
| |||||||||
118. | Графики предоставления отпусков, | 1 год | 1 год |
| |||||||||
119. | Заявления о предоставлении | 3 года <1> | 3 года <1> | <1> После | |||||||||
120. | Книги учета выдачи справок | 3 года | 3 года |
| |||||||||
121. | Протоколы заседаний, | 15 лет <1> | 15 лет <1> | <1> Документы | |||||||||
122. |
|
|
|
| |||||||||
123. | Итоговые сводки, сведения, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
124. | Листки нетрудоспособности, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
7. Страховой рынок | |||||||||||||
125. | Документы, представленные | Постоянно |
|
| |||||||||
126. | Документы (заявления, анкеты, | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
127. | Документы (приказы, решения, | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
128. | Документы (технические задания, | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
129. | Договоры страхования | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
|
| ||||||||||||
129- | Документы, подтверждающие |
|
|
| |||||||||
| |||||||||||||
130. | База данных по личным страховым | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
131. | Книга регистрации личных | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
132. | Первичные документы и приложения | 5 лет <1> | 5 лет | <1> При | |||||||||
133. | Дополнительные сведения | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
|
|
| |||||||||||
134. | Структура портфеля инвестиций | 10 лет |
|
| |||||||||
135. | Выписки с банковских счетов | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
136. | Договоры о предоставлении | 5 лет | 5 лет | <1> После | |||||||||
137. | Сведения об актуарных расчетах | Постоянно |
|
| |||||||||
138. | Документы (заявления, письма, | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
139. | Справки - подтверждения от | 75 лет - | 75 лет - |
| |||||||||
140. | Документы (заявления) по | 5 лет <1> | 5 лет <1> | <1> После | |||||||||
141. | Документы по страховой выплате |
|
|
| |||||||||
|
| ||||||||||||
142. | Заявления на получение информации | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
143. | Реестры отправления уведомлений | 3 года | 3 года |
| |||||||||
144. | Выписки с личных страховых | 3 года | 3 года |
| |||||||||
145. | Журнал регистрации доверенностей | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
146. | Журнал лицевых страховых счетов | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
147. | Журнал регистрации страховых | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
148. | Журнал регистрации страховых | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
149. | Журналы регистрации договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
150. | Журналы регистрации накопитель- | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
151. | Журналы регистрации добровольного | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
152. | Журналы регистрации договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
153. | Журналы регистрации договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
154. | Журналы регистрации учета | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
155. | Журналы регистрации страховых | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
156. | Журнал учета данных о деятель- | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
157. | Журналы регистрации договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
158. | Журналы регистрации договоров | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
159. | Реестр страховых агентов и их | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
160. | Авансовые отчеты | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
161. | Переписка по основной деятель- | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
162. | Переписка со страхователями | 5 лет | 5 лет |
| |||||||||
163. | Документы (ходатайство, решения, | Постоянно | Постоянно |
| |||||||||
Список сокращений
ДМН - до минования надобности
ДЗН - до замены новыми
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно - историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 2. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых брокеров (с указанием сроков хранения)
Приложение 2
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными
участниками страхового рынка и
страховыми агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание
Перечень документов, образующихся
в деятельности страховых брокеров
(с указанием сроков хранения)
N | Вид документов | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
Глава 1. Вопросы системы управления | |||
1. | Законодательные акты Республики |
|
|
2. | Поручения Администрации Президента, | Постоянно |
|
3. | Приказы, указания центральных |
|
|
4. | Нормативные правовые акты и |
|
|
5. | Нормативные правовые акты органов |
|
|
6. | Проекты нормативных правовых | Постоянно |
|
7. | Распорядительные документы |
|
|
8. | Протоколы собраний (заседаний) высшего | Пстоянно |
|
9. | Приказы и распоряжения организации: |
|
|
10. | Протокол и стенограммы производственных | Постоянно |
|
11. | Правила, положения, инструкции, | Постоянно |
|
12. | Проекты внутренних документов: |
|
|
13. | Переписка о разработке, применении и | 3 года |
|
Параграф 2. Контроль | |||
14. | Документы (доклады, докладные записки, | Постоянно |
|
15. | Журналы учета проведенных ревизий, | 5 лет |
|
16. | Документы (докладные записки, отчеты, | 5 лет |
|
17. | Обращения граждан: |
|
|
18. | Журналы регистрации обращений граждан | 5 лет |
|
19. | Переписка по обращениям граждан | 5 лет |
|
Параграф 3. Организационные основы управления | |||
20. | Учредительные и регистрационные | Постоянно |
|
21. | Лицензии на право осуществления | До |
|
22. | Проекты положений, уставов: | 3 года (1) | (1) После |
23. | Штатные расписания исполнительного | Постоянно |
|
24. | Приемо-сдаточные акты, составленные при: |
|
|
25. | Документы (программы, тексты | Постоянно | (1) Аудио- |
26. | Должностные инструкции работников | 5 лет (1) | (1) После |
27. | Перечень сведений, составляющих | Постоянно |
|
Параграф 4. Правовое обеспечение управления | |||
28. | Переписка по правовым вопросам | 5 лет |
|
29. | Правовые заключения по юридическим | 5 лет (1) | (1) После |
30. | Исковые заявления, доверенности, | 5 лет (1) | (1) После |
Параграф 5. Документационное обеспечение управления и ведомственное | |||
31. | Номенклатуры дел | Постоянно (1) | (1) Несог- |
32. | Карточки (журналы) регистрации: |
| (1) Хранятся |
33. | Журналы (книги), ведомости учета | 3 года |
|
34. | Описи дел: |
| (1) После |
35. | Акты о выделении документов | Постоянно (1) | (1) В государ- |
36. | Акты приема-передачи документов | Постоянно |
|
37. | Протоколы заседаний экспертных | Постоянно |
|
38. | Переписка по методическим и | 3 года |
|
39. | Требования, заявки (заказы) на выдачу | 1 год (1) | (1) После |
40. | Заявления, запросы юридических и | 3 года |
|
41. | Акты выдачи документов во временное | 3 года (1) | (1) После |
42. | Журналы учета поступлений |
| (1) На |
43. | Положение о ведомственном | Постоянно |
|
44. | Паспорт ведомственного (частного) | Постоянно (1) | (1) На |
Глава 2. Прогнозирование, планирование | |||
45. | Годовые планы работ | Постоянно |
|
46. | Оперативные планы работ высшего |
|
|
47. | Бизнес-планы и их экономические | Постоянно |
|
48. | Переписка по вопросам | 5 лет |
|
Глава 3. Финансирование | |||
49. | Сметы по бюджету, специальным |
| (1) Постоянно |
50. | Переписка по вопросам финансирования | 5 лет |
|
51. | Анализ исполнения сметы затрат | Постоянно |
|
Глава 4. Учет и отчетность | |||
52. | Статистические отчеты и таблицы |
| (1)При отсутствии |
53. | Отчеты структурных подразделений |
|
|
54. | Заключения по отчетам: |
| (1)При отсутствии |
55. | Переписка о предоставлении | 5 лет |
|
Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
56. | Бухгалтерские отчеты и |
| (1)При отсутствии |
57. | Передаточные, разделительные, | Постоянно |
|
58. | Аналитические таблицы по |
|
|
59. | Переписка об утверждении и | 5 лет |
|
60. | Переписка о сроках представления | 1 год |
|
61. | Первичные документы и приложения | 5 лет (1) | (1) В случае |
62. | Лицевые счета руководителей |
| (1) После |
63. | Расчетные (расчетно-платежные) | 5 лет (1) | (1)При отсутствии |
64. | Инвентарные карточки и книги | 5 лет (1) | (1)После ликвида- |
65. | Доверенности на получение | 5 лет |
|
66. | Учетные регистры (главная | 5 лет (1) | (1) В случае |
67. | Журналы, книги регистрации | 5 лет |
|
68. | Сведения об учете фондов, | 5 лет |
|
69. | Списки физических лиц и платежные | 5 лет |
|
70. | Списки работников и платежные | 5 лет |
|
71. | Документы (протоколы заседаний | 5 лет | (1) В случае |
72. | Документы (копии отчетов, выписки из | ДМН (1) | (1) Не менее |
73. | Исполнительные листы | ДМН (1) | (1) Не менее |
74. | Справки, представляемые |
|
|
75. | Документы (справки, акты, | ДМН (1) | (1) Не менее |
76. | Документы (протоколы, акты, | Постоянно |
|
77. | Акты, ведомости переоценки | Постоянно |
|
78. | Паспорта зданий (1), | 5 лет (2) | (1) Паспорта зда- |
79. | Документы (планы, отчеты, | 5 лет |
|
80. | Акты документальных ревизий | 5 лет (1) | (1) В случае |
81. | Акты проверки кассы, | 5 лет |
|
82. | Договоры, соглашения | 5 лет (1) | (1) После |
83. | Реестры договоров | 5 лет |
|
84. | Договоры о материальной | 5 лет (1) | (1)После |
85. | Переписка по административно- | 5 лет |
|
86. | Образцы подписей (материально- | 5 лет (1) | (1) После |
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов | |||
87. | Годовые отчеты: по труду, | Постоянно |
|
88. | Документы (справки, сводки, | 5 лет |
|
89. | Утвержденные годовые фонды | Постоянно |
|
90. | Переписка об упорядочении и | 5 лет |
|
91. | Документы (справки, списки, | 5 лет |
|
92. | Переписка о применении | 3 года |
|
Глава 6. Работа с кадрами | |||
93. | Справки о составе работников | 5 лет |
|
94. | Документы к приказам по личному | 3 года |
|
95. | Личные дела (заявления, анкеты, | 75 лет - "В" |
|
96. | Переписка о приеме, распределении, | 3 года |
|
97. | Личные дела (карточки учета, |
|
|
98. | Выездные дела (анкеты, |
|
|
99. | Личные карточки работников | 75 лет - "В" |
|
100. | Документы (листки по учету кадров, | 3 года |
|
101. | Документы (листки по учету кадров, | 1 год |
|
102. | Документы (представления, | 15 лет | (1)При отсутствии |
103. | Переписка об установлении и выплате | 3 года |
|
104. | Список (штатно-списочный состав) | 75 лет |
|
105. | Списки лиц, получающих | 10 лет (1) | (1) При |
106. | Подлинные личные документы | До | (1) Невостре- |
107. | Журнал учета трудовых книжек, | 75 лет |
|
108. | Картотеки, карточки учета | 3 года (1) | (1) После |
109. | Журналы (книги), списки, картотеки |
|
|
110. | Журналы (книги) учета выдачи | 3 года |
|
111. | Журналы (книги) учета отпусков | 3 года |
|
112. | Графики предоставления отпусков, | 1 год |
|
113. | Заявления о предоставлении | 3 года (1) | (1) После |
114. | Книги учета выдачи справок о | 3 года |
|
115. | Листки нетрудоспособности, | 5 лет |
|
Глава 7. Страховой рынок | |||
116. | Документы, представленные | Постоянно |
|
117. | Документы (заявления, анкеты, | Постоянно |
|
118. | Договоры со страховыми |
|
|
119. | База данных по договорам на | Постоянно |
|
120. | Книга регистрации договоров | Постоянно |
|
121. | Журналы регистрации договоров со | 5 лет |
|
Список сокращений:
ДМН - до минования надобности
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела
Приложение 3. Перечень документов, образующихся в деятельности актуариев (с указанием сроков хранения)
Приложение 3
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание
Перечень документов, образующихся
в деятельности актуариев
(с указанием сроков хранения)
N | Вид документов | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Регистрационные документы | Постоянно |
|
2. | Лицензии на право осуществления | До отзыва |
|
3. | Сведения об актуарных расчетах | Постоянно |
|
4. | Отчеты по страховым резервам: |
|
|
5. | Отчеты по крупным сделкам |
|
|
6. | Отчеты по убыточности |
|
|
7. | Журналы регистрации договоров | 5 лет |
|
8. | Договоры со страховыми |
|
|
Приложение 4. Перечень документов, образующихся в деятельности страховых агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность (с указанием сроков хранения)
Приложение 4
к Инструкции по документированию,
управлению документацией и хранению
документов профессиональными участниками
страхового рынка и страховыми
агентами, осуществляющими
предпринимательскую деятельность
Примечание
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых
агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность
(с указанием сроков хранения)
N | Вид документов | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Регистрационные документы | Постоянно |
|
2. | Журналы (книги), ведомости | До |
|
3. | Акты приема-передачи бланков | Постоянно |
|
4. | Договоры со страховыми | 5 лет |
|
5. | База данных по договорам на | Пстоянно |
|
6. | Книга регистрации договоров по | Постоянно |
|
7. | Лицевые счета страховых агентов, | 75 лет - "В" |
|
8. | Журналы, книги регистрации счетов, | 5 лет |
|
9. | Договоры страхования, документы | 5 лет |
|
10. | База данных по договорам страхования | Постоянно |
|
11. | Первичные документы, подтверждающие |
|
|
Список сокращений:
75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
