Закон Республики Казахстан от 22.12.1998 N 326-I "О Национальном архивном фонде и архивах"
Настоящий Закон регулирует общественные отношения в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и государственного управления архивным делом в Республике Казахстан.
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе
В настоящем Законе используются следующие понятия:
1) архивное дело - сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования;
2) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;
3) архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;
4) архивные документы - совокупность документов, исторически или логически связанных между собой;
5) архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;
6) ведомственный архив - учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав;
7) государственный архив - государственное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда;
8) Государственный страховой фонд копий документов - совокупность страховых копий документов Национального архивного фонда, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате;
9) документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;
11) Национальный архивный фонд - совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанных в установленном законом порядке национальной ценностью;
12) официальный документ - документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
13) уполномоченный орган - центральный государственный орган управления архивами и документацией;
14) частный архив - учреждение или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собрание, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;
15) специальный государственный архив - архивное учреждение или подразделение специального государственного органа Республики Казахстан;
16) документы по личному составу - комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение;
17) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования.
Статья 2. Национальный архивный фонд Республики Казахстан и архивное дело
1. Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд) является неотъемлемой частью историко - культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
2. К Национальному архивному фонду относятся также архивные документы, хранящиеся за пределами Республики Казахстан и в соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Республику Казахстан.
3. Национальный архивный фонд служит удовлетворению потребностей общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.
4. Государство берет на себя заботу о развитии и совершенствовании архивного дела. Сохранение документов Национального архивного фонда является обязанностью для всех физических и юридических лиц.
Статья 3. Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Закона и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан.
Глава 2. Национальный архивный фонд
Статья 4. Состав Национального архивного фонда
1. В состав Национального архивного фонда входят:
1) законодательные акты и другие официальные документы;
2) управленческая, научно - исследовательская, проектно - конструкторская, технологическая, патентно - лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая социальная документация;
3) машиноориентированная и аудиовизуальная документация;
4) документальные памятники истории и культуры;
5) документы личного происхождения и иная документация, представляющая национальную ценность;
6) иные документы, поступившие в собственность Республики Казахстан;
7) страховые копии документов.
2. Порядок отнесения документов к составу Национального архивного фонда, учет и организация их хранения устанавливаются настоящим Законом и положениями о Национальном архивном фонде, Государственном страховом фонде копий документов, утверждаемыми Правительством Республики Казахстан.
Статья 5. Основы формирования, источники пополнения Национального архивного фонда
1. Основой формирования Национального архивного фонда являются документы центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственных архивов городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственных архивов областей, городов, районов их филиалов, специальных государственных архивов, библиотек, музеев.
2. Источниками пополнения Национального архивного фонда являются:
1) ведомственный архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного состава, Правительства, центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;
2) частные архивы.
3. Национальный архивный фонд может пополняться также путем дарения, завещания, покупки архивных документов, находящихся в собственности физических и негосударственных юридических лиц Республики Казахстан, а также других государств.
4. Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия Республики Казахстан, оказавшихся за пределами ее территории, поощряет и финансирует поиск и возвращение на родину документов, собранных и исторически связанных с Республикой Казахстан.
Статья 6. Порядок отнесения документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения
1. Отнесение документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов.
Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.
2. Государственная экспертиза ценности документов проводится Центральной экспертно-проверочной комиссией, образуемой уполномоченным органом, и (или) экспертно-проверочными комиссиями, образуемыми местными исполнительными органами областей (города республиканского значения, столицы).
3. На основании заключения экспертно - проверочной комиссии уполномоченный орган:
1) утверждает списки источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, согласованные с соответствующими исполнительными органами;
2) принимает решения об отнесении документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, а также об их исключении из его состава. Исключение из состава Национального архивного фонда по политическим и идеологическим соображениям запрещается;
3) устанавливает сроки хранения и порядок уничтожения документов, не имеющих исторической и иной ценности и утративших практическое значение.
4. Не допускается уничтожение документов организаций - источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, находящихся:
1) в республиканской собственности, без согласования с уполномоченным органом;
2) в коммунальной собственности, без согласования с местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы).
3) в частной собственности, без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива.
Статья 7. Гарантия и защита прав собственности на документы Национального архивного фонда
1. Документы Национального архивного фонда находятся в государственной частной собственности.
2. К документам, находящимся в государственной собственности, относятся:
1) документы, находящиеся в республиканской собственности, хранящиеся в центральных государственных архивах Республики Казахстан и их филиалах, в том числе созданные до 1917 года, специальных государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, Государственный страховой фонд копий документов, документы, образовавшиеся в результате деятельности Президента, Парламента, Правительства, центральных исполнительных органов, Верховного суда, Генеральной прокуратуры, Национального банка Республики Казахстан и других государственных республиканских юридических лиц;
2) документы, находящиеся в коммунальной собственности, хранящиеся в областных (города республиканского значения, столицы), городских, районных государственных архивах и их филиалах, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности органов местного государственного управления и самоуправления, судов, прокуратуры, коммунальных предприятий и других государственных юридических лиц.
3. К частной собственности относятся документы физических, негосударственных юридических лиц и их объединений, образовавшиеся в результате их деятельности или собирания (приобретения).
4. Уполномоченный орган наделяется правом владения и пользования документами Национального архивного фонда, находящимися в государственной собственности, в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан.
5. Архивный документ может быть изъят без согласия собственника только на основании решения суда. При изъятии подлинников архивных документов для судебно - следственных действий собственнику документов оставляются их дубликаты или копии. По окончании судебного (следственного) процесса подлинники документов возвращаются собственникам.
6. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, не могут быть объектом разгосударствления и приватизации, купли - продажи, обмена или дарения, то есть сделок, связанных с передачей права собственности, а также вывезены на постоянное хранение в другие государства.
7. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, могут быть объектом купли - продажи, обмена или дарения, а также вывезены за пределы Республики Казахстан лишь после предварительного письменного согласия собственника с уполномоченным органом и при условии сдачи дубликатов или копий указанных документов на постоянное хранение в государственный архив.
8. Передача государству права собственности на документы физических и негосударственных юридических лиц производится по соглашению сторон. Физические лица могут устанавливать срок ограничения доступа к ним не более чем на 70 лет с момента передачи в архив.
Статья 8. Право собственности на архивные документы при реорганизации либо ликвидации юридических лиц
1. При приватизации государственных организаций документы Национального архивного фонда, созданные до приватизации, сохраняют статус государственной собственности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
2. Архивы государственных юридических лиц, переданных в управление иностранным компаниям или физическим лицам, сохраняют статус государственной собственности и должны быть возвращены государству.
3. При реорганизации юридических лиц документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в обработанном виде правопреемникам.
4. При ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.
Глава 3. Государственный учет, хранение, обеспечение сохранности, передача на постоянное хранение документов Национального архивного фонда
Статья 9. Государственный учет документов Национального архивного фонда
1. Документы Национального архивного фонда, независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету.
2. Юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут учет данных о составе документов в порядке, установленном уполномоченным органом, и представляют эти данные в местный исполнительный орган области (города республиканского значения, столицы).
Статья 10. Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения
1. Уполномоченный орган ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
2. Уполномоченный орган обязан обеспечивать доступность и использование информации Свода (Каталога) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда для удовлетворения запросов государственных органов, физических и юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных статьей 16 настоящего Закона.
Статья 11. Хранение документов Национального архивного фонда
1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам Республики Казахстан и их филиалам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда.
2. Сеть государственных архивов и их филиалов, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда, утверждается Правительством Республики Казахстан или областными (города республиканского значения, столицы) исполнительными органами.
3. Для накопления, хранения и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы.
4. Обязательства по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, фиксируются в договорах, подписываемых их собственниками и уполномоченным органом.
5. Комплектование частных архивов подлинниками официальных документов Национального архивного фонда, являющимися государственной собственностью, запрещается.
6. Порядок постоянного и временного хранения документов Национального архивного фонда и их страховых копий в государственных, ведомственных и частных архивах устанавливается уполномоченным органом Республики Казахстан.
Статья 12. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда
1. Собственники документов Национального архивного фонда обязаны обеспечить сохранность и создание страховых копий документов.
2. Документы Национального архивного фонда (находящиеся в государственной собственности), а также здания, помещения и оборудование государственных архивов и их филиалов не подлежат приватизации.
3. Архивные фонды, архивные коллекции, их части могут быть отнесены в установленном законодательством порядке к объектам историко - культурного наследия Республики Казахстан и включены в списки памятников истории и культуры.
Статья 13. Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение
1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
1-1. Обработка и передача документов Национального архивного фонда производятся за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы, в соответствии с правилами, утвержденными уполномоченным органом.
3. Передача документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, на постоянное хранение в другие государства производится в исключительных случаях по решению Правительства Республики Казахстан уполномоченным органом.
Глава 4. Использование документов Национального архивного фонда
Статья 14. Порядок использования документов Национального архивного фонда
1. Порядок использования документов Национального архивного фонда в государственных архивах и их филиалах определяется уполномоченным органом Республики Казахстан.
2. Порядок использования документов Национального архивного фонда, хранящихся в ведомственных и частных архивах, определяется физическими и юридическими лицами по согласованию с уполномоченным органом.
Статья 15. Гарантии прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда
1. Информация, содержащаяся в архивных документах, являющихся государственной собственностью, охраняется законодательством Республики Казахстан как интеллектуальная собственность государства.
2. Документы, находящиеся в государственных архивах Республики Казахстан и их филиалах, а также информационная система к ним открываются для общественного пользования через год после их поступления в государственные архивы и филиалы.
3. Использование документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
4. Физические и юридические лица Республики Казахстан имеют право бесплатно пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в государственных и ведомственных архивах и их филиалах открытыми для использования. Ограничения использования документов отдельным категориям физических и юридических лиц устанавливаются статьей 16 настоящего Закона.
5. Государственные, ведомственные и частные архивы обязаны выдавать физическим и юридическим лицам на основе документов архивные справки, необходимые им для защиты прав и законных интересов. Физические и юридические лица имеют право на получение заверенных копий и архивных выписок из архивного документа. Копии и выписки, выданные государственными архивами и их филиалами, ведомственными и частными архивами, являются официальными документами, имеющими юридическую силу подлинников.
Статья 16. Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда
1. Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда, содержащими государственные и негосударственные секреты, порядок их рассекречивания и предоставления в общее пользование определяются законодательством Республики Казахстан.
2. Запрещается пользование документами несовершеннолетними, а также лицами, признанными судом недееспособными или ограничено дееспособными.
3. Использование архивных документов, на которые сохраняется право собственников устанавливать ограничение доступа, возможно только с их согласия или согласия их правопреемников (наследников).
Статья 16-1. Обязанности пользователей документами Национального архивного фонда
Пользователи документами Национального архивного фонда обязаны:
1) обеспечивать сохранность используемых документов;
2) не допускать искажений и фальсификации текста использованных документов;
3) при опубликовании документов указывать место их хранения и его владельца.
Статья 17. Использование документов Национального архивного фонда в коммерческих целях
1. Государственные архивы вправе выполнять работы и оказывать услуги на платной основе.
К платным работам и услугам государственных архивов относятся только:
1) разработка и внедрение методических рекомендаций по совершенствованию работы архивов организаций и служб документационного обеспечения управления;
2) научно-техническая обработка документов;
3) проведение по заказам (заявкам) физических и негосударственных юридических лиц курсов и семинаров по обучению современным основам документирования и управления документацией;
4) реставрация, переплет архивных дел и документов, изготовление архивных коробок;
5) изготовление страховых копий, восстановление текста архивных документов, снятие копии микрофильмов, кинодокументов, фотонегативов, цветных слайдов документов, а также документов на бумажной и электронной основе;
6) оказание методической и практической помощи в создании и совершенствовании научно-справочного аппарата к архивным фондам;
7) проведение по заказам (заявкам) выявления информации генеалогического и тематического характеров и копирование архивных документов.
1. Государственные и ведомственные архивы, содержащиеся за счет бюджетных средств, вправе реализовывать товары (работы, услуги), не относящиеся к их основной деятельности, плата за которые не носит обязательного характера и определяется по соглашению с физическими и юридическими лицами.
2. При коммерческом использовании документов право собственности на них сохраняется за их собственником.
Глава 5. Государственное регулирование и управление архивным делом
Статья 18. Государственное регулирование архивного дела
1. К вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом, относятся:
1) обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании, координация деятельности по этим вопросам физических и юридических лиц;
2) формирование и функционирование Национального архивного фонда и Государственного страхового фонда копий документов, обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда;
3) защита документальных памятников истории и культуры, находящихся в республиканской собственности, их хранение и использование;
4) сбор и возвращение в Республику Казахстан архивных документов по ее истории, находящихся за рубежом;
5) разработка проектов и реализация государственных программ развития архивного дела и ведения документации в Республике Казахстан;
6) создание информационной сети и банка данных по документам Национального архивного фонда;
7) организация издания документов Национального архивного фонда, а также использование их для удовлетворения запросов государства, общества и граждан;
8) проведение проверки соблюдения законодательства по архивному делу государственными, ведомственными, частными архивами;
9) развитие научно - исследовательской и научно - методической деятельности в области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических дисциплин, использование достижений научно - технического прогресса;
10) обеспечение представительства Республики Казахстан в международных организациях по архивному делу;
11) создание оптимальных условий для деятельности государственных архивов и других архивных учреждений.
12) установление единых правил и норм комплектования, хранения, учета, использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе электронных документов;
13) методическое руководство и координация деятельности органов управления и ведения архивным делом;
14) межотраслевое организационно-методическое руководство вопросами делопроизводства и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся в республиканской собственности;
15) апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан, по запросам других государств, международных организаций и физических и юридических лиц других государств;
16) организация разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий.
17) утверждение типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;
18) утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения;
19) утверждение положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии.
2. К вопросам государственного регулирования отношений и управления архивного дела, осуществляемого местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), относятся:
1) реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании на территории области (города республиканского значения, столицы);
2) организация хранения, комплектования и использования документов Национального архивного фонда, находящихся в коммунальной собственности;
3) ведение государственного учета и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся в коммунальной собственности;
4) защита документальных памятников истории и культуры, находящихся в коммунальной собственности, их хранение и использование;
5) реализация региональных программ развития архивного дела и ведения документации на территории области (города республиканского значения, столицы);
6) организация экспертизы научной и практической ценности документов;
7) формирование базы данных по документам Национального архивного фонда, находящимся в коммунальной собственности;
8) организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся в коммунальной собственности;
9) организация исполнения запросов физических и юридических лиц.
10) утверждение положения об экспертно-проверочной комиссии.
Статья 18-1. Государственный контроль
1. Формой осуществления государственного контроля является проверка.
2. Виды проверок:
плановая - проверка, заранее запланированная уполномоченным органом, проводимая один раз в три года;
внеплановая - проверка, проводимая уполномоченным органом, по обращениям физических и юридических лиц.
3. Срок проведения проверок не должен превышать тридцать календарных дней с момента вручения предписания.
4. Уполномоченный орган имеет право привлекать к проверкам работников других государственных органов.
Статья 19. Государственное управление архивным делом
1. Государственное управление архивным делом осуществляется уполномоченным органом и местными исполнительными органами областей (города республиканского значения, столицы).
2. Указания уполномоченного органа обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами.
(изм. 20.12.2004)
Статья 20. Система органов управления и ведения архивным делом в Республике Казахстан
В систему органов управления и ведения архивным делом входят:
1) уполномоченный орган, местные исполнительные органы областей (города республиканского значения, столицы);
2) архивные учреждения: центральные государственные архивы Республики Казахстан, центральные государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы.
Статья 21. Финансирование и материально - техническое обеспечение органов управления и ведения архивным делом
Финансирование и материально - техническое обеспечение уполномоченного органа Республики Казахстан, местных исполнительных органов областей (города республиканского значения, столицы), архивных учреждений их системы осуществляется за счет бюджетных средств.
Статья 22. Специальные государственные архивы Республики Казахстан
1. В целях обеспечения национальной безопасности в Министерстве обороны Республики Казахстан, Комитете национальной безопасности Республики Казахстан, Службе охраны Президента Республики Казахстан и Агентстве Республики Казахстан по борьбе с экономической и коррупционной преступностью (финансовой полиции) могут создаваться специальные государственные архивы.
2. Создание специальных государственных архивов в специальных государственных органах Республики Казахстан осуществляется актом Президента Республики Казахстан.
3. Государственные органы Республики Казахстан, в которых в установленном настоящим Законом порядке созданы специальные государственные архивы, наделяются правом собирания (приобретения), постоянного хранения и использования архивных документов, относящихся к их деятельности.
4. Порядок деятельности специальных государственных архивов государственных органов Республики Казахстан определяется нормативными правовыми актами.
Глава 6. Международное сотрудничество
Статья 23. Международные связи и контракты
1. Физические и юридические лица - собственники документов Национального архивного фонда вправе устанавливать и поддерживать международные связи и прямые контакты.
2. Государство содействует расширению контактов между архивными учреждениями Республики Казахстан т других государств во взаимном использовании имеющихся архивных документов, если это не наносит вреда интересам Республики Казахстан.
Статья 24. Международные договоры
Если международным договором, ратифицированным Республикой Казахстан, установлены иные нормы, чем те, которые содержаться в законодательстве Республики Казахстан по архивному делу, то применяются нормы международного договора.
Статья 25. Право доступа в архивы иностранцев и лиц без гражданства
1. Иностранцы и лица без гражданства пользуются архивными документами на тех же основаниях, что и граждане Республики Казахстан.
2. Законами Республики Казахстан могут быть установлены ограничения в отношении граждан тех государств, в которых предусмотрено ограничение доступа граждан Республики Казахстан к их архивам.
Статья 26. Вывоз документов Национального архивного фонда за пределы Республики Казахстан
1. Вывоз документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, за пределы Республики Казахстан запрещается.
2. Уполномоченный орган Республики Казахстан вправе разрешить временный вывоз документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, за пределы Республики Казахстан в соответствии с порядком, утверждаемым Правительством Республики Казахстан.
Глава 7. Заключительные положения
Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
1. Физические и юридические лица, виновные в нарушении законодательства по архивному делу, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.
2. Ущерб, причиненный Национальному архивному фонду, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
